Mejores aplicaciones para teletrabajar

Trabajar desde casa es, oficialmente, una nueva forma de trabajo, si bien es cierto que esta inserción fue motivada por un estado de emergencia, muchas empresas han optado por mantener el teletrabajo entre sus trabajadores. El teletrabajar te permite desempeñarte profesionalmente si necesidad de acudir presencialmente a la oficina, pero, la calidad de ésta dependerá mucho del esfuerzo y dedicación que le pongas.

Al principio esta medida nos pilló por sorpresa, pero afortunadamente, fueron muchas las plataformas que fueron ganando protagonismo y nosotros empezábamos a ver la luz en este incipiente mundo de teletrabajar. Fuimos adaptando nuestro entorno físico, pero sobre todo el virtual. Así que si eres uno de los trabajadores que continúa con este estilo de trabajo o vas a empezar a trabajar en una empresa que mantiene este sistema, este artículo te va a hacer el teletrabajo más sencillo.

Teletrabajo, ¿cómo empiezo?

No solo el gel hidroalcohólico y la mascarilla han llegado para quedarse, hoy hay muchas aplicaciones que son consideradas indispensables si lo que quieres es ser un teletrabajador eficiente y no sufrir una crisis en el intento.

Para ello vas a necesitar conocer y familiarizarte con una serie de aplicaciones que, una vez domines, no entenderás como pudiste vivir sin ellas, vas a poder incrementar tu productividad y ser igual de eficiente como si estuvieras de manera presencial en la oficina.

Obviamente sabemos que hay actividades laborales que no permiten este sistema de trabajo a distancia, pero para todas las demás existen una serie de puntos que debes de tener en cuenta antes de buscar las aplicaciones para teletrabajar que mejor se adapten a tu estilo de trabajo, tienes que tener en cuenta lo siguiente:

• Videoconferencias, no basta con los mails ni mensajes de texto, es indispensable que se programen conferencias virtuales al menos dos veces a la semana para garantizar el compromiso y seguimiento con el equipo de trabajo.
• Sincronización de archivos, esto te permitirá revisar y editar constantemente cualquier informe que se realice.
• Copias de seguridad, es de vital importancia contar con un backup o copia de seguridad, de todo el avance laboral diario a nivel personal y colectivo.
• Relación con clientes, esta relación no debe de verse interferida ni perjudicada por la distancia ya que los clientes son parte fundamental.
• Comunicación con proveedores, para garantizar que todo acuerdo y/o trabajo con nuestros proveedores siguen en pie y no dar lugar a posibles rompimientos de convenios.

Mejores aplicaciones para estos requerimientos

Desde que se implantó el teletrabajo han ido apareciendo aplicaciones para teletrabajar, y luego de ensayo y error he podido crear una lista de aquellas que son casi indispensables basadas en resultados personales y colectivos.

Herramientas para la gestión de tareas

• Google calendar: Esta herramienta, que quizá ya utilices, es la más básica para organizar nuestros días, programar reuniones y también podemos compartirlo con otros compañeros de trabajo.

• Google keep: Si eres usuario de los post it, esta herramienta es perfeta para ti, en ella podrás crear notas y recordatorios de manera rápida, de está manera cualquier pensamiento que se te pase por la mente no quedará en el olvido de tu memoria. Tendrás todas tus notas organizadas y podrás recibir recordatorios.

• Asana: Esta herramienta para gestionar tareas y proyectos laborales la puedes probar de forma gratuita por 30 días. Esta te ayudará a cumplir tus plazos y alcanzar tus metas en el trabajo ya que tendrás muy bien organizado tu trabajo diario ya que en el panel permite asignar tareas a cada empleado.

• Todoist: Esta herramienta es un gestor de tareas que ayuda a que tú y tu equipo laboral desempeñe un trabajo más eficiente. Todoist cuenta con una versión premium que te ayuda a planificar y gestionar todos tus proyectos desde el inicio hasta su culminación. Lo más resaltante es su sistema es lo verdaderamente fácil, cómodo e intuitivo de utilizar.

Aplicaciones para comunicación grupal

• Skype: Esta aplicación es una de las pioneres si hablamos de comunicación a distancia. Si bien su sistema sigue siendo bastante básico a diferencia de otros que han ganado más protagonismo, es muy utilizada ya que permite reuniones desde casi cualquier plataforma.

• Zoom Meeting: Esta es la aplicación que más ha sonado y resonado en la cabeza de todos, para reuniones laborales, para clases virtuales hasta para celebrar cumpleaños familiares a distancia. Esta podría ser considerada la aplicación que más ha triunfado desde que nuestras necesidades de comunicación y reunión se vieron modificadas.

Está disponible en múltiples sistemas y por ello si gran acogida, funciona correctamente para iOS, Android, Linux, Mac y Windows. Esta aplicación te permite realizar reuniones de 40 minutos sin interrupciones, compartir la pantalla, archivos y chatear en tiempo real durante las reuniones.

• Google Meet: Esta es la herramienta de videollamada de Google, en su formato business permite videollamadas de hasta 250 personas, funciona con un enlace el cual es compartido por el anfitrión y solo basta un clic para que puedas unirte a la hora programada a la reunión, puedes conectarte desde el ordenador, móvil o portátil.

Aplicaciones para sincronizar archivos con la nube

• Google Drive: Google siempre salvándonos con todas las herramientas que cuenta, y su herramienta de almacenamiento en la nube nos da un gran espacio de almacenamiento en su versión gratuita.

• Microsoft drive: Si estás familiarizado con Microsoft esta herramienta te va a ser muy útil para almacenar y compartir archivos sin ocupar espacio en tu dispositivo.

• Dropbox: Puede que ya hayas oído de está herramienta que ya es una las pioneras en el mundo de sincronización con la nube, lo bueno es que ha evolucionado y cuenta con una versión Business.

Herramientas para técnicas de trabajo

• MyPomodoro: Esta herramienta te permite realizar tus tareas pendientes basándose es la técnica de 30 minutos de trabajo por 5 de descanso, este software permite gestionar y cronometrar tus tareas. Está técnica de trabajo garantiza la reducción del cansancio laboral, además incrementa la concentración y evita las distracciones.

• Focus Plant: Esta aplicación es un temporizador el cual te ayudará a administrar y optimizar tu tiempo, centrándote en las cosas primordiales de la vida. Aprenderás a evitar distracciones y practicar el autocontrol para que de esta manera administres tu tiempo de una mejor manera.

• GeeTeeDee: El funcionamiento de esta herramienta es básico pero muy funcional, con ella podrás crear grupos con tus tareas pendientes para que a medida que vayas progresando en ellas, puedas marcarlas con la opción CheckBox y Completed. De esta manera podrás tener en primer plano tu progreso en respecto al trabajo pendiente.

• Detox: ¿El móvil es tu mayor fuente de distracción, al primer audio de WhatsApp dejas todo lo que estás haciendo y te pierdes en el mundo del cotilleo matutino? Detox fue creada para ponerle fin a este tipo de distracciones ya que bloquea temporalmente tu teléfono móvil durante el tiempo que tu previamente debes de seleccionar. Inténtalo y verás como de esta manera lograrás enfocarte mejor en el teletrabajo sin las constantes distracciones que a veces el móvil acarrea.

Herramientas para el controlar tiempos

• Toggl: Si hablamos de teletrabajar, ser productivo es esencial y bajo este sistema de trabajo el tiempo, mal gestionado, juega en nuestra contra. Lo importante es que cumplas con tus metas y para ello primero debes de trazarlas. Esta herramienta te va a ayudar con esto. En pocas palabras Toggl es un temporizador. Para sacarle el mejor provecho lo que debes de hacer es registrar tus tareas y actividades pendientes de realizar y el tiempo que tienes estimado dedicarle a cada uno de ellas. Esta programación es muy fácil de realizar, también se puede agregar miembros a cada uno de los proyectos registrados, de esta manera podrás organizar los trabajos grupales.

• TinyPulse: Esta herramienta interactiva puede resultarte de gran ayuda si sabes utilizarla correctamente ya que te ayuda a conocer cómo se sienten tus empleados o compañeros de trabajo ya que permite una retroalimentación en tiempo real. También es útil para enviar sugerencias y toda esta información es recopilada y podrá mostrarte el estado anímico de tus empleados. Todos sabemos que un equipo motivado es más eficiente y productivo en cuando a la gestión correcta del tiempo.

• RescueTime: Esta es una herramienta de gestión de tiempo que garantiza un incremento en la eficiencia y producción. Enfocada en la reducción de distracciones constantes ya que registra nuestros hábitos diarios y nos ayuda a estar enfocados en los pendientes que debemos de realizar. Como consecuencia estaremos más centrados en el trabajo sin desperdiciar energías en actividades de distracción, el resultado al final del día te sorprenderá.

Aplicaciones que utilizas a diario y te pueden ayudar

Es completamente normal que cuando inicias en el mundo del teletrabajo no tengas claro que aplicaciones o herramientas utilizar para cubrir tus necesidades laborales. Pero debes saber que en tu móvil puedes ya tener instaladas algunas aplicaciones que te echarán una mano a la hora de trabajar de forma remota.

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Cómo vez, la tecnología sigue abriéndonos las puertas y facilitando nuestra vida y trabajo. No dejes de probar las herramientas para teletrabajar que más atractivas, funcionales y útiles te resulten para desempeñar tu trabajo de manera óptima.