Muchas personas sienten que los días pasan volando y ni cuenta se dan en que invierten su tiempo, pues las 24 horas del día no les alcanzan para todo lo que quisieran realizar, el tiempo no les rinde, quisieran que el día tuviese más horas para cumplir con todas sus tareas.
A duras penas cubren algunas responsabilidades y ya no les quedan horas del día para dedicarse a algo más, quisieran esparcir su mente o hacer algo que les guste pero no pueden. ¿Es este tu caso? Parece increíble pero hasta las personas más exitosas cuentan exactamente con las mismas horas que marca el reloj y el tiempo les alcanza para todo, hasta para dedicar a la familia, amigos, dar un paseo y cultivarse a sí mismo. Es por ello, que a lo largo de este post te ofreceré prácticas ideas para aumentar tu productividad.
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Los 10 mejores trucos para aumentar la productividad
Planifica tu jornada: en base a tus metas u objetivos, establece un orden y un cronograma con fecha de inicio y fin para todas tus actividades. Define metas a corto, mediano y largo plazo. Luego utiliza cada mañana de tus lunes para planear tu calendario semanal. Así pensarás en concretar tu futuro más cercano, lo que puede ayudarte a administrar mejor tú tiempo. Es muy importante que esta planificación se haga por escrito e incluso que hagas uso de una agenda diaria donde anotes cada día tus actividades o tareas por realizar.
Levántate temprano: madrugar trae muchos beneficios. Por lo que recomiendo de forma gradual acostumbrarte a levantarte media hora antes de lo habitual para dedicar esos minutos para ti: una meditación o un ejercicio ligero, una ducha y un desayuno nutritivo harán que tu día sea mucho más provechoso. De esta forma podrás incorporarte a tu lugar de trabajo más temprano y con mayor energía para adelantar tus tareas y actividades a buena hora y con menos distracciones.
No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy: muchas personas van postergando sus responsabilidades, en especial aquellas que no les agradan o son más difíciles de realizar, dejando pasar las horas, los días, e incluso las semanas, lo que empeora la situación pues mientras más tiempo pase peor parece y se hace más pesada e insoportable que al principio. Por lo tanto, se recomienda hacer primero aquello que no te guste o que suponga mayor dificultad, así no dejaras para luego lo que puedes hacer de una vez y ganaras tiempo para dedicarlo a otras cosas.
Haz una cosa cada vez: no intentes concentrarte en varias tareas al mismo tiempo, es probable que tengas muchas cosas por hacer en el transcurso del día, no obstante, si intentas hacerlo todo al mismo tiempo, no podrás hacerlo todo bien y lo más seguro es que quede todo a mitad y eso puede agotarte más. Por lo tanto, lo mejor es dedicar todo tu potencial a una tarea hasta culminarla y luego si pasar a la otra, de esta forma estarás cumpliendo cabalmente cada actividad, te rendirá más y podrás organizar mejor tú tiempo. En resumen, al elegir una tarea de tu lista, iníciala y trabaja en ella hasta completarla, no te detengas hasta finalizar, ni mezcles esta actividad con otras.
Aprende a decir no: Si no aprendes a decir que no, lo más seguro será que tu agenda se llene de temas que quitan mucho tiempo y generan pocos beneficios. Ten presente que varias tareas y propuestas intrascendentes llegaran a lo largo del día, así que si ya tienes mucho trabajo que hacer, aprende a hacérselo ver a los demás. Si quieren encomendarte más ocupaciones, di educadamente “no, ahora no”. Establece tus prioridades y podrás aceptar más trabajo cuando hayas terminado lo que tienes por hacer.
Organiza tu ambiente de trabajo: un ambiente agradable es pieza clave en el rendimiento y buen desempeño de tus funciones, pues incide directamente en que te sientas con calma y en paz, lo que impulsa tu motivación y creatividad, pero sobre todo un lugar bien ordenado y organizado con todo lo que necesitas cerca de ti, ayuda mucho a la gestión del tiempo y aumenta la productividad. Se trata de mantener en orden el espacio físico y virtual (oficina, archivadores, estantes, escritorios y hasta tu computador) colocando cada cosa en su lugar para al momento de buscarlas no perder tiempo innecesario.
Evita las distracciones: Las distracciones están en todas partes y disminuyen tu productividad a diario por lo que tienes que aprender a identificarlas y mantenerlas al margen. Encontramos 3 tipos de ellas: las internas (pensamientos que llegan a nuestra cabeza y pueden hacernos perder la concentración); otras personas (en especial si trabajas en casa, los hijos, parientes o amigos pueden frecuentar para solicitar tu atención o ayuda); y las tecnologías de comunicación (correo electrónico, messenger, smartphone, redes sociales y buzón telefónico). Se muy prudente y cauteloso para evitar perder tiempo con cualquiera de estas distracciones, hazles saber a las personas que necesitas estar concentrado mientras trabajas, desconecta los programas de chat y redes sociales en tus tiempos de productividad, si llegan pensamientos innecesarios retíralos de tu mente y en caso de ser algo importante anótalo en una hoja para recordarlo luego.
Toma intervalos de descanso: una persona con la mente y el cuerpo cansados no tiene una buena productividad. Es por eso que necesitas hacer pausas durante tus tareas y no debes olvidarte de dormir bien todos los días, esto mejorará el desempeño, la productividad, tu humor y te ayudará a afrontar el trabajo con entusiasmo. Como se dice coloquialmente es necesario recargar las pilas y puedes hacerlo tomándote un café o un té, teniendo una charla agradable, meditando, estirando las piernas, comiendo un aperitivo saludable o saliendo a tomar aire libre. No abuses de las pausas y evita interrumpir a otras personas mientras recuperas energía.
Delega funciones: para una adecuada gestión del tiempo es necesario delegar funciones, no siempre es bueno asumir todos los compromisos cuando cuentas con personas que pueden ser autónomas, asumir responsabilidades, resolver problemas y realizar tareas sin que tengas que estar encima de ellas. Esto te permitirá librarte de tareas de menor importancia, tener más tiempo disponible, aumentar la productividad y la rentabilidad. Es decir, capacita a otros y confía en ellos, puede ser alguien de tu equipo o contrata servicios, velo como una inversión, no como un gasto.
Desarrolla buenos hábitos: obsérvate constantemente y hazte consiente de aquellas costumbres o hábitos que no te favorecen y sustitúyelos por su opuesto. Es decir, si sueles llegar tarde a tu sitio de trabajo aprende a ser puntual; si eres demasiado perfeccionista aprende a hacer las cosas bien sin exagerar con los detalles, si eres indeciso oblígate a tomar decisiones en tiempo prudenciales. Trabaja contra reloj.
Beneficios de optimizar tu tiempo
Si aprendes a optimizar tu tiempo no necesitaras incrementar las horas de trabajo para conseguir mejores resultados pues serás capaz de realizar tus tareas de la forma más eficiente posible
Evitaras periodos de ociosidad prolongados en el tiempo.
Aumentaras la productividad.
Te sentirás más relajado, descansado y con energía.
Te alcanzará el tiempo para dedicar a las cosas que te gustan (familia, amigos, paseos, compras…)
Conclusión final
Todos disponemos de los mismos 7 días de la semana con sus 24 horas cada uno y su adecuada administración depende únicamente de nosotros, es por ello que si pones en práctica los 10 tics que hemos desglosado en este post, podrás sacar más fácilmente de tu repertorio la frase ‘No tengo tiempo’, y aun viviendo en una sociedad con tantas sobrecargas y distracciones podrás alejar los ladrones de tiempo, para mejorar tu desempeño a través de esta metodología o enfoque disciplinado de tu acción.