No me alcanza el tiempo o no tengo tiempo para nada son frases que se escuchan muy a menudo y si te suenan familiar es posible que estés siendo victima de una falta de gestión y organización de tu tiempo.
Lamentablemente el día tiene horas finitas, y una gran parte de ellas las empleamos en realizar actividades básicas como comer y dormir las cuales son (o deberían ser) inamovibles.
El síndrome del “no tengo tiempo” se ha proliferado rápidamente sobre todo en personas que trabajan como freelance ya que al ser total dueño de tu tiempo y no tener un terrible horario de oficina que acatar eres o sientes ser libre de las ataduras de las manecillas del reloj. Pero, ¿esto es cierto?
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El síndrome del no tengo tiempo
Si pasan los días y la frase “no tengo tiempo” se ha insertado en tu vocabulario deberás hacer un mea culpa y saber que no es que no lo tengas, sino que no estás gestionando tu tiempo de manera apropiada.
Pero tranquilo/a, para aprender a gestionar tu tiempo existen diversas técnicas que te ayudarán a planificar, organizar y controlar el tiempo determinado que dedicas a cada una de tus actividades diarias.
Luego de que aprendas a aplicarlas verás como serás mucho más eficiente en todos los ámbitos de tu vida y tendrás tiempo para visitar a aquella tía que hace tres navidades no visitas. Todo radica en una buena gestión del tiempo y no querer estirar las horas y estar pendiente del reloj a cada minuto, porque créeme que mirar el reloj mil veces al día no hará que el tiempo pase más lento y peor aún, mirar el reloj también consume segundos de tu tiempo.
Estrategias para gestionar tu tiempo y no perderlo en el intento
Lo primero que tienes que hacer es una lista de las 5 – 7 cosas importantes que quieras hacer a lo largo de un día, estamos hablando de 24 horas así que no olvides incluir comer, dormir o ver el siguiente capítulo de tu serie favorita, esto también es importante ya que si no estás al día podrías ser víctima de algún spoiler en internet.
Recuerda que todas las actividades que elijas son importantes, aquí no es válido dejar el dormir para las horas que te sobren del día, no, seguro ya atravesaste por el terrible insomnio alguna vez y sabes de sobra lo perjudicial que es para el cuerpo y mente no dormir un mínimo de 7 horas por noche.
Clasifica del 1 al 10 las siguientes actividades, siendo el 1 la más importante y urgente y 10 la menos importante y urgente:
- Terminar el libro que estoy leyendo
- Trabajar en mis proyectos
- Dormir
- Ganar dinero extra
- Hacer deporte/ejercicio
- Realizar las labores domésticas
- Pasar tiempo con mi familia
- Comer
- Realizar gestiones pendientes (ve a por ese paquete que lleva días en Correos)
- Ver un capítulo de tu serie.
Esta técnica de organización es muy utilizada y fue compartida por el licenciado en administración, conferencista y escritor Stephen Covey en su libro llamado “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas”
Métodos de gestión de tiempo para organizar proyectos
Cómo sabes, el día tienes 24 horas, no importa lo que hagas, esta realidad es invariable. Tener bien establecido lo URGENTE e IMPORTANTE será tu punto de partida para iniciar con tus actividades diarias, comienza con ellas y termina con las menos urgentes e importantes.
Para que el tiempo juegue a nuestro favor en el partido diario existen los siguientes métodos:
Método Pomodoro
Este método es muy recomendable ya que no solo te ayuda a gestionar de manera efectiva tu tiempo, sino que también te ayudará a eliminar la ansiedad. Se ha demostrado que cuando el ser humano está sometido a una alta dosis de ansiedad es menos productivo.
El italiano Francesco Cirillo lo sabía perfectamente y es por ello que el método Pomodoro se enfoca en la reducción de la ansiedad. Consiste principalmente en el uso de pausas constantes que tienen como finalidad aumentar la productividad cerebral y gastar menos tiempo en cada una de las tareas que tengamos que desarrollar.
Para poner en práctica este método deberás:
- Hacer un listado de lo más urgente a lo menos urgente.
- Dedica, sin interrupciones 25 minutos para desarrollar tu primera tarea.
- Luego de este tiempo, realiza una pausa de 3 a 5 minutos.
- Después de este corto periodo, deberás continuar con tu actividad otros 25 minutos.
- Haz esto 4 descansos deberás tomar una pausa de 15 minutos antes de volver a tus actividades.
Método Kanban
Esta técnica japonesa se basa en el aumento de la eficacia ya que se basa en principio de no comenzar una nueva tarea o acción a menos que otra, estrechamente vinculada a ella, haya finalizado. Asi que no empieces a redactar o a comenzar un diseño si antes no has terminado el anterior.
Si lo haces solo llenarás tu mente muchas cosas incompletas que nunca podrán ser marcadas como terminadas. Es importante que si estás realizando un proyecto que involucra a muchas personas cada una tenga su propio Kanban.
Este método consiste en realizar de manera física o virtual unas tarjetas con la actividad que tengas que realizar y el plazo que tienes para terminarla, asegúrate que esta división por cuadros contenga una pequeña descripción de la actividad que vas a realizar.
Método GTD
Este último método que te voy a explicar se basa en el principio de no acumular lo que se puede finiquitar de manera inmediata. Sus siglas en inglés significan Getting Things Done y su traducción quiere decir, haz que las cosas sucedan.
Este método de gestión de productividad te va a ayudar a dejar de ser un acumulador de tareas incompletas y darle fin a cada una de ellas antes de iniciar con otra.
5 fases del método GTD
Recopila: Tienes que poner sobre la mesa tus pendientes, grandes, pequeños, importantes y urgentes, todos ellos juntos, que no se escape nada.
Procesa: Llegó la hora de organizar, establece fechas y plazos para cada una de ellas, y si hay alguna de deba irse a la papelera pues hazlo y si encuentras una tarea que no te tomará mucho tiempo realizar, realízala inmediatamente y asunto terminado, algo menos pendiente.
Organiza: Ordena las tareas en categorías, identifica las menos importantes y déjalas en la lista de “algún día” así liberarás espacio en tu mente y ese espacio lo podrás utilizar para enfocarte en lo más urgente.
Realiza: Una vez que tienes todo organizado es momento que empezar a realizar las cosas. Puedes agrupar las cosas que podrías realizar en
Revisa: Al final de tu jornada asegúrate de dejar en blanco la mesa de deberes el día. Si no lo has logrado es que no estás haciendo los pasos previos de manera correcta. Recuerda nunca acumular las tareas pequeñas que podrías hacerlas un poco tiempo ni tampoco priorices cosas que no son prioridad.
Para David Allen, creador de este método, gestionar nuestro tiempo reduce la carga que sentimos y reduce la cantidad de pendientes que acumulamos. Eliminar esta carga hace que trabajemos con más claridad y control, además mejora nuestra autoestima y nos hará sentir que nosotros tomamos las riendas de nuestro tiempo y actividades y no viceversa.
Herramientas que te ayudarán a gestionar el tiempo
Según los investigadores, el ser humano tarda alrededor de 66 días en adquirir un nuevo hábito y que este perdure en el tiempo, y me refiero a cualquier hábito, ya sea hacer ejercicio, alimentarse sanamente o adquirir un nuevo método de gestión de tiempo.
Afortunadamente la tecnología nos ayuda a hacer nuestra vida más fácil y que adquirir nuevos hábitos no sea algo tan complicado de lograr. Toma nota de estas herramientas que mejorarán tu gestión del tiempo.
- Toodledo
Esta es una herramienta flexible y multifuncional que va a ayudar a mejorar tu productividad laboral, es muy práctica y tiene periodo de prueba gratis. Con esta herramienta podrás planificar todas tus tareas, hacer listas, crear esquemas y analizar tus hábitos. Si trabajas solo te ayudará mucho y si lo haces con otros colaboradores, podrás compartir tareas o delegarlas.
- Trello
Es una herramienta que te ayudará a organizar tus proyectos de una manera dinámica, flexible y muy intuitiva. Podrás planificar todo tu trabajo y sin duda podrás organizar mejor tu tiempo. Está basado en tableros y listas las cuales podrás desplazar donde quieras. Mantener tus proyectos actualizados nunca fue tan fácil y lo mejor de todo es que es una herramienta gratuita.
- Todoist
Una herramienta muy interesante ya que está enfocada en ayudarte a gestionar tu tiempo de manera eficaz y eficiente. Se puede sincronizar con el infaltable Google Calendar, Google Drive y también con Dropbox, es decir tendrás todos tus archivos al alcance.
Cuando con un visualizador de productividad, con esa opción podrás establecer tus propios objetivos semanales o mensuales y analizar tu rendimiento personal.
Ahora que has aprendido los diferentes métodos y herramientas que hay, elige el método de productividad personal que más se adapte de tus necesidades y recuerda ejecutarlo de apropiadamente para que pueda funcionar correctamente.
Una vez que tengas el hábito adquirido verás como tu día a día va mejor que una maquina con los engranajes recién engrasados. Date tiempo durante el proceso de adaptación y en breve serás dueño al cien por cien de tu tiempo y volverás a sentir que tienes tiempo para todo.